七个有用的专业电子邮件技巧

士多啤梨橙

　　本文将介绍当你在使用谷歌工作区(Google Workspace)时应该知道的7个专业电子邮件提示。应用最新行业标准的电子邮件功能，对电子邮件的专业性有很大帮助。因此，请跟随我们的脚步，看看是否能最大限度地利用其现有工具。
　　1. 为团队创建自定义电子邮件地址
　　自定义电子邮件地址是为电子邮件互动添加专业色彩的好方法。它有助于识别发件人是企业的代表，对参与互动的人来说显得更加合法。
　　在Google Workspace中，有能力创建包含域名的自定义电子邮件账户。
　　请注意，你可以为个人或部门创建一个地址。如果几个人共享同一个电子邮件账户与客户通信，这也很有用。
　　2. 共享商业电子邮件账户的访问权
　　通过Google Workspace，可以设置一个小组共享的"协作收件箱"——让他们访问相同的电子邮件，可以在其他人离开后继续工作。
　　当一个部门或一群人正在使用Gmail的共享电子邮件，并希望在同一地址下继续互动时，这是一个理想的设置。欲了解更多信息，请参阅以下Google Workspace指南，了解如何使一个小组共享协作收件箱。
　　如果使用Outlook、Mac Mail或Thunderbird等电子邮件客户端，请确保将其设置为使用IMAP选项。
　　当你使用互联网邮件访问协议(IMAP)而不是邮政协议(POP3)来访问邮件时，它默认将邮件存储在服务器上。请查看POP3与IMAP的区别以了解更多信息。
　　3. 设置DKIM和SPF记录以验证电子邮件的完整性
　　为了确保成功发送，建议使用DKIM和SPF记录，以打击不必要的欺骗性使用电子邮件的行为，即所谓的诈骗。这是通过在DNS记录中添加TXT条目来实现。这些公共记录是一种向收件人服务器保证电子邮件来自有效发件人的方式。
　　域名密钥识别邮件(DKIM)是一种验证电子邮件和核实它们没有被修改的方式。
　　发件人政策框架(SPF)是一种验证电子邮件是从被授权为域名传送电子邮件的服务器发出的方法。
　　请参阅我们关于SPF和DKIM记录的指南，以了解更多信息，包括如何设置它们。记住，一旦添加了这些记录，它们可能需要24小时的时间来更新或传播。
　　4. 使用DMARC来帮助确保电子邮件的发送
　　DMARC记录告诉收件人服务器如何处理来自自己域名、没有有效的DKIM和SPF记录的电子邮件。例如，如果有人试图通过从一个地址发送垃圾邮件来进行欺骗，而发送服务器没有设置有效的SPF和DKIM记录，它将通过DMARC记录来验证如何处理该邮件。
　　DMARC记录可以指示服务器拒绝、隔离或发送邮件，这取决于选择的设置。甚至可以设置它在这些事件被触发时发送一份报告，表明有人未经允许使用电子邮件。
　　使用DMARC对于允许成功投递至关重要，因为一些供应商(如Gmail、雅虎、AOL、Hotmail、Outlook)将不接受来自没有DMARC记录设置的域名的邮件。下面的指南解释了更多关于如何在cPanel中设置DMARC记录。
　　5. 用BIMI为邮件添加品牌标识
　　信息识别的品牌指标(BIMI)允许在从域名发送的电子邮件中添加一个徽标图像。它不仅仅是一张个人资料图片或gravatar，实际上它允许收件人快速验证发送的电子邮件是否有效。由于它确认了发送服务器在其DNS中设置了一个有效的DMARC TXT条目。
　　这是一个吸引人们对邮件的关注，增加品牌效应的好方法，并显示DMARC记录得到了验证。设置是一个多步骤的过程，必须为BIMI添加一个TXT DNS记录，并上传一个扩展名为.svg的公司徽标到服务器。要开始，请参阅我们关于如何在cPanel中添加BIMI记录的指南。
　　6. 添加自定义电子邮件签名以获得专业感
　　电子邮件签名通常是电子邮件中的最后一行文字，可以用来提供识别信息，如是谁、工作职位、网站网址、社交媒体链接，或用于添加有趣的引言和其他细节。
　　一旦设置好，它将自动在发送的每封电子邮件中包含相同的结束语。这为互动增添了专业的色彩，并为信息提供了一些统一性。
　　通过Google Workspace，可以在全公司范围内，甚至按小组分配来设置电子邮件签名。他们在下面的指南中概述了如何为用户设置Gmail签名的步骤。
　　另一个选择是允许个人在Gmail中单独添加自己的签名。这里是他们关于如何创建Gmail签名的指南。
　　7. 通过电子邮件日志跟踪电子邮件发送情况
　　是否遗漏了一封邮件，或者有人说他们从未收到过一封知道已经发送的邮件?电子邮件日志有助于验证它是否以及在哪里失败。通过Google Workspace，你可以访问电子邮件日志搜索工具，也被称为ELS。
　　通过电子邮件日志搜索，可以轻松地按日期、发件人地址、IP地址、收件人地址、收件人IP、主题或主题IP进行搜索。一旦找到要找的电子邮件，它将包括有关传输的细节，如它是否被收件人服务器收到或在传输中失败。从谷歌了解更多关于电子邮件日志搜索的信息。
　　利用专业电子邮件的最佳方法
　　现在已经掌握了7个最好的专业电子邮件技巧，以加强在线形象和业务。有了Google Workspace，可以在Google Workspace管理面板上轻松处理上述大部分问题。
　　如果你还没有使用Google Workspace，那么可以直接从账户管理面板(AMP)购买。请遵循我们的指南，了解如何在AMP中购买Google Workspace。
　　在激活Google Workspace订阅并验证域名后，一定要激活Gmail，这样今天就可以开始使用专业电子邮件账户了!