专业电子邮件礼仪完整指南

士多啤梨橙

　　说到写电子邮件，制作这些信息所涉及的礼仪将取决于电子邮件的文化、目的和目标受众。专业的电子邮件礼仪不仅仅是如何撰写、发送或创建电子邮件的内容。它还包括有助于防止问题的行为，这些问题可能不仅仅影响目标受众。使用良好的电子邮件礼仪有助于成为一个更有效和专业的沟通者。
　　了解目标受众——提供正确的信息
　　写邮件时使用/培养良好的习惯
　　明智地使用电子邮件客户端的选项
　　在发送前仔细检查邮件，并使用离开选项
　　了解目标受众——提供正确的信息
　　在开始之前，确保回答了正确沟通的标准问题。如果不确定，那就列一个清单。
　　电子邮件发送给谁?
　　邮件的目的是什么?
　　是否需要提供额外的细节，如时间、地点和参与者?
　　提供"正确的信息"并不总是原始的、无个性的数据。在邮件中的语气也会在很大程度上传递出超越实际书写的文字的信息。在专业的电子邮件或其他通信中，始终要注意语气。
　　沟通时的简洁往往是一种艺术形式，也是一种技能。你应该能够提供较短的解释，同时包括总是被重视的必要的信息，总是被重视的。
　　在某些情况下，一个冗长的数据清单或解释是必要的。如果是这种情况，那么你将别无选择，只能在电子邮件的正文中包括这些信息。如果需要这样做，确保以读者能够识别信息的章节的方式组织它。可以通过用标题或其他标点符号对章节进行格式化，以帮助读者快速扫描信息。
　　总结一下：
　　知道谁/什么/为什么要发这个邮件
　　提供正确的信息
　　使用好的标题和清晰的格式以方便扫描
　　尽可能的简明扼要
　　写邮件时使用/培养良好的习惯
　　专业的电子邮件可能经常听起来不近人情，但这并不总是一件坏事，这取决于要写给谁。例如，如果正在写一封全公司的电子邮件，并且正在发布一个官方公告，那么将只是传达信息，而不是写私人信息。
　　如果信息是清晰的，那么将提供有效的沟通。
　　良好的电子邮件写作习惯：
　　及时回复。一般来说，会希望在24小时内回复一个人。如果有不同的时间表，或者不在，无法回复邮件，那么确保在回复中提供一个解释。
　　使用适当的介绍。许多正式的电子邮件或通信通常会包括一个人的首选头衔。提供适当的问候语有助于防止误解。
　　使用专业的签名。在信息末尾，可以选择加入一个签名。在某些情况下，如在Google Workspace，签名可以由账户经理管理。
　　检查附件。如果在电子邮件中添加附件，确保它们的格式和大小都是正确的。例如，确保任何图片附件不要太大，以免收件人无法正常打开。
　　回信时要避免的坏习惯：
　　不要用大写字母写邮件
　　不要用表情符号写专业邮件
　　不要用不正确的标点符号或语法来写邮件
　　明智地使用电子邮件客户端选项
　　像Gmail这样的电子邮件客户端都有不同的选项和界面。确保熟悉这些应用程序，以便能正确使用它们来写电子邮件。以Google Workspace为例，Gmail有一些选项是看不到的。最常用的功能包括：
　　管理员和用户控制的邮件列表。邮件列表可以使全公司或经常使用的电子邮件列表很容易地持续向多个收件人发送信息。
　　每个用户有多个电子邮件地址。多个电子邮件地址允许用户有不同的联系方法，甚至是团队可访问的电子邮件，这有助于防止通信丢失，同时提高电子邮件可用性。例如，可能有一个用户也是销售团队电子邮件的一部分。
　　全能地址。"全能地址"允许在电子邮件地址可能被拼错的情况下接收通信。当有一个经常拼错的域名时，这可能非常有帮助。
　　在回复一大群人的时候，"回复所有人"选项很容易使用。然而，这可能不是必要的，如果重新向大量的人发送带有大附件的电子邮件，也可能会增加电子邮件服务器的负载。
　　在许多电子邮件客户端中，字体可以非常容易地被改变。然而，如果开始玩弄改变字体，而不是坚持使用某个特定的字体，很容易这会导致使信息难以阅读。确保尽可能地使用标准字体。在某些情况下，收件人的电脑可能无法访问所使用的字体，而信息内容可能会受到影响。
　　在发送前仔细检查电子邮件，并使用离开选项
　　在发送电子邮件之前，确保校对或让信任的人阅读它。大声慢读也可以帮助避免发送措辞不当的信息。
　　语法和拼写工具是很好的选择，它不仅可以帮助解决语法问题，还有助于确定电子邮件的语气。如果可以，请使用这些工具。
　　最后，如果因任何原因不在办公室，应该在电子邮件中打开离开选项，并确保任何自动回复都提供关于不在的信息或联系他人的选项。
　　让我们总结一下使用电子邮件的专业礼仪行为清单：
　　1. 知道为谁/什么/为什么而写邮件
　　2. 提供正确的信息
　　3. 使用好的标题和清晰的格式
　　4. 尽可能的简明扼要
　　5. 写邮件时不要用大写字母
　　6. 不要用表情符号来写专业邮件
　　7. 不要用不正确的标点符号或语法来写邮件
　　8. 及时回复
　　9. 使用适当的介绍
　　10. 使用专业的签名
　　11. 使用管理员和用户控制的邮件列表
　　12. 如果有的话，每个用户使用多个电子邮件地址
　　13. 在使用"全部回复"选项时要小心谨慎
　　14. 检查电子邮件附件
　　15. 如果设置了收件地址，要注意收件地址的设置
　　16. 转发电子邮件地址时要小心
　　17. 坚持使用易于阅读的统一字体
　　18. 在发送邮件前要进行校对
　　19. 如果不在办公室，使用离开选项
　　在处理电子邮件时，有许多事情可以列为专业礼仪。然而，最好牢记主要目标：明确沟通重要信息。以专业的方式进行沟通，并在可能的情况下使其简短。